Wie unsere Mitarbeiter Ihren Gewinn steigern

Regelmäßig hospitieren die Sachbearbeiter der PVS bei Eingriffen in Krankenhäusern und Arztpraxen. Ziel des praktischen Einsatzes ist die vollständige und lückenlose Abrechnung der ärzt - lichen Leistung. Anja Wels ist ausgebildete MFA und seit mehr als acht Jahren in der Rechnungsabteilung der PVS tätig. Sie betreut unterschiedliche Sachgebiete, wie z. B. Gynäkologie, Urologie und Allgemeinmedizin. Mit Anja Wels haben wir über den Hintergrund, Ablauf und Mehrwert einer Hospitanz für den Kunden gesprochen.

Frau Wels, warum umfasst der Service der PVS eine regelmäßige Hospitanz vor Ort bei Ihren Kunden?
Das hat mehrere Gründe. Neben dem Verständnis für die Arbeit des Kunden steht an erster Stelle die Optimierung der Dokumentation. In der Regel arbeiten wir nach „Aktenlage“, das heißt, Basis für die Rechnungstellung ist für uns die vom Kunden gelieferte Dokumentation. Je vollständiger diese ist, desto besser können wir für den Kunden abrechnen. Häufig erleben wir aber, dass eine Dokumentation Lücken aufweist. Und hier kommt unser praktischer Einsatz vor Ort zum Tragen: Bei einer Hospitanz sind wir während des gesamten Eingriffs dabei und schauen, ob auch wirklich alle Operationsschritte dokumentiert werden. So kann beispielsweise auf mög liche Optimierungen direkt im OP hingewiesen bzw. diese im Nachgang in die Dokumentation des OP-Berichts aufgenommen werden.

Bei welchen Einrichtungen bzw. in welchen Fällen macht eine Hospitanz am meisten Sinn?
Ganz klar bei Einrichtungen, die im operativen Bereich tätig sind, also insbesondere in Krankenhäusern, aber auch in größeren Arztpraxen. Gerade neue OP-Verfahren, die sich über die GOÄ nicht abbilden lassen, oder Eingriffe, die entsprechendes Abrechnungspotential haben, eignen sich für eine Hospitanz.

Können Sie uns einige Beispiele nennen?
Gerade kürzlich habe ich im Rahmen einer gynäkologischen Operation bei der Verpflanzung des Latissimus-dorsi-Muskels in den Brustraum hospitieren können. Dabei stellte sich heraus, dass bei diesem Eingriff, der viel Feinarbeit und Geduld erfordert, ein deutlich erhöhter Zeitaufwand gerechnet werden muss. Präzise Vorbereitung, genaues Ausmessen des Verpflanzungslappens und des Wunddefektes – der hohe Zeitaufwand spiegelte sich im Operationsbericht nicht wider. Durch meine Anwesenheit als Abrechnungsfachkraft konnte ich den entsprechenden Hinweis geben, sodass der OPBericht dem tatsächlich erbrachten Leistungsniveau angepasst und dieses auch abgerechnet werden konnte. Ähnlich war es bei einer Varizenoperation, die als Standardeingriff geplant war. Es entwickelte sich intraoperativ ein weit ausgedehnterer Eingriff aufgrund von Blutungsneigungen bei dem Patienten. Vor dem Hintergrund dieser Information wurde die Abrechnung entsprechend dem erhöhten Mehr aufwand vor Fakturierung der Rechnung angepasst.

Wie häufig hospitieren die Sachbearbeiter der PVS?
Alle Kollegen, die hospitieren, sind ausgebildete MFA und haben langjährige Erfahrung in den von ihnen betreuten Sachgebieten. In der Regel besuchen sie zweimal jährlich „ihre“ Kunden vor Ort. Diese kommen aus unterschiedlichen Fachbereichen. Kriterien für die Auswahl der Kunden sind unter anderem Häufigkeit bzw. Innovation eines OP-Verfahrens.

Wie sprechen Sie die Ärzte für eine Hospitanz an?
In der Regel ist das Sekretariat unser erster Ansprechpartner. Wenn wir bei der Abrechnung eines chirurgischen Eingriffs sehen, dass die Dokumentation nicht ganz so ausführlich ist, wie sie für die Abrechnung sein sollte, nehmen wir Kontakt auf. Das Sekretariat spricht dann mit dem Arzt. Ist dieser mit der Hospitanz einverstanden, werden wir über einen möglichen Termin informiert, an dem wir dann vor Ort sind.

Können Ärzte auch proaktiv mit dem Wunsch einer Hospitanz auf Sie zukommen?
Selbstverständlich gerne. Wir haben immer wieder mal Ärzte, die von Kollegen, bei denen wir hospitiert haben, über unseren Service erfahren haben und uns direkt ansprechen. Voraussetzung ist natürlich, dass der Arzt PVSKunde ist.

Wie lange dauert eine Hospitanz?
Die Dauer variiert je nach Operation. Sie kann von mehreren Stunden bis zu einem Tag dauern. In seltenen Fällen kann sie bei mehreren Operations - schritten auch noch einen zweiten Tag um fassen.

Wie reagieren Ihre Kunden, wenn sie eine Hospitanz angeboten bekommen?
Durchweg positiv. Die Ärzte wissen sehr zu schätzen, dass wir nicht nur vom Schreibtisch aus für sie tätig sind, sondern sie auch direkt vor Ort bei ihrer Dokumentation unterstützen. Wir tragen somit aktiv zu einer vollständigen und lückenlosen Abrechnung bei – ein einzigartiger Service der PVS, der echten Mehrwert für unsere Kunden schafft.